Sirve en el caso de que quieras enviar un documento a miles de personas, para facilitartelo, haces un documento en Excel o una tabla en Word, y al imprimir este, se agregan los datos de cada persona de uno por uno.
En este blog les enseñare a como utilizar esta funcion, la cual facilitara el trabajo de enviar correspondencias a muchas personas. Lo principal es:
• Base de datos en Excel
• 1 Carta redactada en Word
EMPECEMOS:
1.- Haga clic en Inicio y nos dirigimos hacia Microsoft Office Excel
2.- Una vez abierto Excel, escriba en las celdas los datos que usted quiera añadir.
3.- Cuando haya terminado, da click en el circulo de la esquina superior izquierda y da click a la opcion: ''Guardar como'' y seleccione la opcion ''Libro de Excel''
4.- Escriba el nombre que usted crea apropiado y seleccione el sitio en el que usted desea guardarlo, en este caso seria en el escritorio y presionamos ''Guardar''
5.- Su archivo automaticamente aparece en el escritorio. Ahora abrimos Microsoft Office Word
6.- Una vez abierto, nos dirigimos hacia la barra de herramientas y damos click en Correspondencia
7.- Nos dirigimos hacia Iniciar combinación de correspondencia y seleccione el tipo de archivo que desea utilizar
8.- Ahora nos dirigimos hacia Seleccionar destinatarios y seleccionamos la opcion de Usar lista existente
9.- Buscamos el archivo de Excel que habiamos guardado en el escritorio y lo abrimos
10.- Acontinuacion saldra este recuadro, el cual daremos click a Hoja 1$
11.- Ahora comenzamos a escribir los datos que contendrá el archivo
12.- Cuando se necesite insertar alguna palabra del archivo que se esta combinando, nos dirigimos hacia la barra de herramientas en Insertar campo combinado y seleccione la palabra que desea añadir
13.- Inmediatamente aparecera lo seleccionado en el texto de la siguiente manera:
14.- Ahora escriba el archivo completo utilizando el campo combinado en sus respectivos lugares
15.- Una vez terminado el documento e insertado los campos correctamente, nos dirigimos hacia la barra de herramientas y damos click en Vista previa de resultados y aparecera el documento de la siguiente manera. Como podemos ver los campos que habiamos insertado han sido llenados por la información de la tabla en Excel
16.- En la barra de herramientas seleccionamos Comprobacion automatica de errores si usted desea que la computadora haga correccion de su documento. Si asi lo desea aparecera un reacuadro, acontinuacion hacemos click en la segunda opcion y damos aceptar. En caso de que no quiera corregir su documento, ignore esta opcion
17.- Para finalizar, hacemos click en Finalizar y combinar y despues en editar documentos individuales. Nos aparecera un recuadro al cual daremos click en la primera opcion que es Todos y damos Aceptar
18.- Y listo! Todos los campos estaran combinados en los archivos que usted queria. Los archivos estan perfectamente ordenados de acuerdo a la tabla de Excel
19.- Una vez terminado todo esto, damos click a ''Guardar como'' y seleccionamos Documento de Word, le ponemos un nombre y listo.
Espero les haya servido de mucha ayuda este manual de instrucciones.
Muchas Gracias!
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